Guía práctica sobre cómo realizar una sesión informativa

Guía práctica sobre cómo realizar una sesión informativa

Emilia Ramírez Campaña 16 / marzo / 2021

La mediación cada día gana mayor relevancia como sistema alternativo para la resolución de conflictos.

Con la mediación, las partes mediante el diálogo y con la ayuda del mediador, alcanzan los acuerdos que consideran más satisfactorios para la resolución de sus controversias.

La sesión informativa es aquella en la que el mediador recibe a las partes en conflicto, por separado o conjuntamente, y les explica de forma sencilla en qué consiste la mediación y todos los aspectos relacionados con el proceso.

¿Cómo preparar una sesión informativa?

En mi opinión, los tres objetivos básicos que debemos tener en mente para preparar una sesión informativa eficaz son:

– Obtener información.

– Proporcionar información. 

– Crear confianza en el proceso de mediación y el mediador. 

La sesión informativa es el primer paso que se debe realizar en un procedimiento de mediación. Se regula en el artículo 17 de la Ley 5/2012 de Mediación en asuntos civiles y mercantiles, y según este precepto, en la sesión informativa, el mediador informará a las partes de:

  • Las posibles causas que puedan afectar a su imparcialidad.
  • Su profesión, formación y experiencia.
  • Las características de la mediación.
  • Su coste.
  • La organización del procedimiento.
  • Las consecuencias jurídicas del acuerdo que se pudiera alcanza.
  • En su caso, el plazo para firmar el acta de la sesión constitutiva.

Como vemos, se trata de una regulación de mínimos por lo que queda en manos de la experiencia y buen hacer del mediador, el proceder con la máxima habilidad para crear confianza en el mediador y la mediación y que se animen a apostar por ella para resolver su conflicto. 

Al inicio de la sesión, tras el saludo inicial, invitaremos a sentarse a las personas que van a ser informadas y el mediador procederá a presentarse.  

El espacio físico donde se desarrolle la sesión informativa, es un factor que deberemos tener en cuenta para ayudar a que las partes se decidan por apostar por la mediación. Una temperatura adecuada, espacios cálidos…ayudará a que las personas se sientan cómodas.

Es importante cuidar la ubicación de las partes, considero que es conveniente huir de las posiciones enfrentadas, siendo la mesa redonda el formato predominante. Debemos buscar una disposición de los asientos que favorezcan la comunicación y el contacto visual directo entre ellas. 

La distribución de los asientos, es recomendable realizarla antes que lleguen las partes y preparar tantas sillas como personas sepamos que van a asistir. La elección sobre cómo ubicar a cada asistente dependerá de cada mediador, por ejemplo, Marinés Suares prefiere estimular a las partes a que elijan su asiento primero y ocupar los restantes los co-mediadores o el mediador.

También se debe valorar la distancia entre las partes, porque si la distancia es mínima la situación puede llegar a resultar violenta en un momento determinado, pero por el contrario, si la distancia es excesiva la discusión se realizará en términos demasiado formales.

Al comienzo de la mediación…

Tras sentarnos, podemos empezar con alguna pregunta que nos sirva para ir rompiendo el hielo tipo ¿habéis conseguido llegar fácilmente? y posteriormente, el mediador podrá presentarse a las partes informando sobre su experiencia profesional y formación, tanto como mediador como sobre otra profesión que desarrolle, como por ejemplo, indicando, si además es psicólogo, abogado, trabajador social, ingeniero….. 

En este punto es importante que el mediador aclare que el rol profesional de mediador es el único que desempeñará a lo largo del proceso de mediación.

Después, podemos avanzar con preguntas del tipo: ¿conocéis algo sobre la mediación? ¿sabéis en qué consiste un proceso de mediación?. Esto, nos servirá como decíamos, para rebajar la tensión e iniciar la sesión, y también nos va a suministrar importantes datos sobre el nivel de conocimiento que las partes tienen sobre la mediación y cómo enfocar mejor la información que les vamos a dar.

No podremos enfocar la sesión de igual manera ante personas que no saben nada sobre mediación, que frente a aquellas que ya la conocen, ni tampoco el enfoque podrá ser el mismo cuando uno de ellos sabe mucho acerca de la mediación y el otro, por ejemplo, la desconoce por completo. 

En ocasiones…

Nos encontraremos con que las partes intentan contarnos su conflicto en profundidad, hacerse reproches mutuos, etc…, para evitar esto, nos será de gran ayuda aclarar desde el principio que el objetivo de la sesión informativa es informarles sobre el proceso y que en las sucesivas sesiones, es decir, en la mediación propiamente dicha, es dónde van a poder explicar todo aquello que para ellos es importante y les preocupa. Esto significa que no puedan explicarnos brevemente cuál es el conflicto que les ha llevado hasta nosotros, pero tendremos que procurar que se trate de una referencia breve, que nos permita situarnos en el conflicto y nos sirva también para analizar si este es mediable.

Además de tratar todos aquellos aspectos relacionados con el proceso y hacer hincapié en los principios de la mediación y en especial en la voluntariedad de la misma; personalmente, me gusta reforzar positivamente la decisión de las partes de acudir a la sesión informativa, para desde un principio transmitirles, que en la mediación son ellos quienes toman las decisiones, además de valorar que hayan dado ese primer paso, que a veces es muy duro para algunos por las circunstancias concretas del caso.

Una buena forma de comenzar es explicarles, por ejemplo, que a través de la mediación se están consiguiendo muy buenos resultados en casos como el suyo y otros más complicados, y que aunque es un sistema bastante novedoso en España, lleva años usándose con mucho éxito en otros países. De ahí podemos pasar a explicarles las múltiples ventajas de solucionar su controversia a través de la mediación.

Ventajas de la mediación

Como algunas de las ventajas de la mediación, podemos señalar:

  • Flexibilidad y protagonismo de las partes. El proceso de mediación debe ser flexible para poder adaptarse a las circunstancias concretas del caso y de los sujetos, las partes son las auténticas protagonistas. La mediación ofrece un acuerdo adaptado a las necesidades particulares de las partes en conflicto. Ellas conocen mejor que nadie sus necesidades concretas, evitando en todo o en parte, la imposición de reglas o normas por un tercero ajeno, como podría ser el juez, en los supuestos en los que el conflicto se judicialice para su resolución. Está probado que los acuerdos alcanzados voluntariamente son más duraderos y además, en caso de surgir en el futuro algún otro conflicto, las partes están más preparadas para afrontarlos y resolverlos.
  • Permite el restablecimiento de la comunicación entre las partes. La mediación disminuye la tensión y el enfrentamiento, facilitando el entendimiento del otro y una mejora de las relaciones entre las partes, de esta forma se favorece el restablecimiento o la mejora de la comunicación entre ellas, tanto durante el proceso de mediación como de cara al futuro.
  • Ofrece a las partes un espacio, neutral y confidencial, donde hablar de los problemas que les preocupan.
  • Ahorra tiempo y dinero. La mediación siempre será una alternativa más económica que la opción de acudir al costoso proceso judicial, y una solución más rápida que los largos y tediosos procesos judiciales, que dependiendo de la ciudad, pueden durar hasta años.
  • No hay ganadores ni vencidos, hay conflictos resueltos. Todos ganan. Los acuerdos alcanzados en mediación son más satisfactorios para todos los participantes, acabando así, de manera más profunda y duradera, con el conflicto.
  • Profesionalidad. La mediación es un proceso de diálogo asistido y gestionado por un profesional, el mediador, con formación multidisciplinar.

Nos será de gran ayuda explicar los beneficios que comportaría la mediación en su caso concreto, por ejemplo, en un conflicto familiar por un divorcio, podremos destacar cosas como que con la mediación se evita que el conflicto recaiga y afecte negativamente a los hijos, que evita a los hijos la angustia por las discusiones constantes que pueden repercutir en sus sentimientos, sus relaciones y en su rendimiento escolar …

Es importante que durante la sesión informativa, el mediador se esfuerce por transmitir todas estas ventajas a los interesados, así como, por crear un clima capaz de generar confianza, tanto en el propio proceso como en su persona como mediador.

La primera impresión y nuestras explicaciones son fundamentales para que puedan entender el significado y el valor de la mediación y como esta les puede ayudar a resolver su conflicto. Se trata de transmitir confianza en la mediación y de ilusionarles en que pueden gestionar su situación de forma constructiva y beneficiosa para ellos.

Además de dar a conocer las ventajas que ofrece la mediación, el mediador debe explicar a los interesados todos los aspectos relacionados con el proceso, tales como los principios que lo rigen, su coste, el procedimiento a seguir, sus consecuencias…

Principios de la mediación

Respecto de los Principios de la mediación, estos se recogen en los artículos 6 a 9 de la Ley 5/2012:

1. La mediación es voluntaria y nadie está obligado a mantenerse en el procedimiento de mediación ni a concluir un acuerdo. Tras explicarlo podremos preguntarles: ¿estáis de acuerdo en que habéis venido voluntariamente? y esperar a que todos respondan. 

2. Igualdad de las partes e imparcialidad de los mediadores. En el procedimiento de mediación se garantizará que las partes intervengan con plena igualdad de oportunidades, manteniendo el equilibrio entre sus posiciones y el respeto hacia los puntos de vista por ellas expresados, sin que el mediador pueda actuar en perjuicio o interés de cualquiera de ellas.

3. Neutralidad. Las actuaciones de mediación se desarrollarán de forma que permitan a las partes en conflicto alcanzar por sí mismas un acuerdo de mediación.

4. Confidencialidad. El procedimiento de mediación y la documentación utilizada en el mismo es confidencial. La obligación de confidencialidad se extiende al mediador, que quedará protegido por el secreto profesional, a las instituciones de mediación y a las partes intervinientes de modo que no podrán revelar la información que hubieran podido obtener derivada del procedimiento.

La confidencialidad de la mediación y de su contenido impide que los mediadores o las personas que participen en el procedimiento de mediación estén obligados a declarar o aportar documentación en un procedimiento judicial o en un arbitraje sobre la información y documentación derivada de un procedimiento de mediación o relacionada con el mismo, excepto:

a) Cuando las partes de manera expresa y por escrito les dispensen del deber de confidencialidad.

b) Cuando, mediante resolución judicial motivada, sea solicitada por los jueces del orden jurisdiccional penal.

Tras explicarlo podremos preguntarles: ¿estáis de acuerdo en que todo lo que digáis en las sesiones de mediación será confidencial? y esperar a que todos respondan.

También, es básico que el mediador les explique las reglas básicas que se deben respetar durante el proceso de mediación.

Podremos decirles algo así: es necesario que respetemos algunas reglas que voy a comentaros ahora, y sobre las que debemos estar todos de acuerdo. Además de éstas, que son imprescindibles para que la mediación pueda funcionar correctamente, también podéis vosotros sugerir algunas otras normas que creáis que debamos tener en cuenta.

Normas fundamentales de la mediación

Estas son las normas fundamentales de las que os hablaba:

Respeto mutuo. No se permiten insultos, lenguaje ofensivo, gritos ni violencia. Es conveniente preguntar: ¿estáis de acuerdo en no insultaros, ni en utilizar un lenguaje ofensivo para dirigiros el uno al otro?

Respetar los turnos de palabra. Se debe evitar interrumpir al otro, hasta que no se le conceda el turno. Es conveniente preguntar: ¿estáis de acuerdo en escucharos el uno al otro y no interrumpiros?

Colaboración y buena fe. Para que con la mediación se pueda alcanzar un acuerdo, es fundamental que las partes se impliquen en el proceso. Podemos buscar una “declaración de intenciones” de las partes preguntándoles: ¿estáis de acuerdo en esforzaros en resolver el problema, siendo lo más honestos y sinceros que podáis?.

Pasos del proceso de mediación

En cuanto al proceso de mediación, éste se regula en los artículos 16 a 24 de la Ley 5/2012 de mediación en asuntos civiles y mercantiles. 

El procedimiento de mediación comenzará mediante una sesión constitutiva en la que las partes expresarán su deseo de desarrollar la mediación y dejarán constancia en el acta de sesión constitutiva, de los siguientes aspectos:

a) La identificación de las partes.

b) La designación del mediador y, en su caso, de la institución de mediación o la aceptación del designado por una de las partes.

c) El objeto del conflicto que se somete al procedimiento de mediación.

d) El programa de actuaciones y duración máxima prevista para el desarrollo del procedimiento, sin perjuicio de su posible modificación.

e) La información del coste de la mediación o las bases para su determinación, con indicación separada de los honorarios del mediador y de otros posibles gastos.

f) La declaración de aceptación voluntaria por las partes de la mediación y de que asumen las obligaciones de ella derivadas.

g) El lugar de celebración y la lengua del procedimiento.

El acta deberá ser firmada tanto por las partes como por el mediador o mediadores. Cuando las partes o alguna de ellas no deseen llevar a cabo la mediación, en dicha acta se declarará que la mediación se ha intentado sin efecto.

Asimismo, el mediador deberá explicar como será el desarrollo de las actuaciones de mediación, indicándoles por ejemplo, que les convocará para cada sesión con la antelación necesaria, que dirigirá las sesiones así como que facilitará la exposición de sus posiciones y su comunicación de modo igual y equilibrado.

También deberá aclarar que las comunicaciones entre el mediador y las personas en conflicto podrán ser o no simultáneas y que informará a todas las partes de la celebración de las reuniones que tengan lugar por separado con alguna de ellas, sin perjuicio de la confidencialidad sobre lo tratado. El mediador no podrá ni comunicar ni distribuir la información o documentación que la parte le hubiera aportado, salvo autorización expresa de ésta.

Dependiendo de la disponibilidad de las partes se podrá fijar desde el inicio un calendario con las fechas de las sesiones que a priori el mediador considere necesarias realizar, o también podrá ir fijándose en cada sesión la fecha en que tendrá lugar la siguiente sesión de mediación

El coste y duración de las sesiones de mediación

En relación a este punto, establece la Ley 5/2012 que haya concluido o no la mediación con el resultado de un acuerdo, su coste se dividirá por igual entre las partes, salvo pacto en contrario.

Tanto los mediadores como la institución de mediación podrán exigir a las partes la provisión de fondos que estimen necesaria para atender el coste de la mediación.

Si las partes o alguna de ellas no realizaran en plazo la provisión de fondos solicitada, el mediador o la institución, podrán dar por concluida la mediación. No obstante, si alguna de las partes no hubiere realizado su provisión, el mediador o la institución, antes de acordar la conclusión, lo comunicará a las demás partes, por si tuvieren interés en suplirla dentro del plazo que hubiera sido fijado.

En el acta de sesión constitutiva se deberá recoger la información del coste de la mediación o las bases para su determinación, con indicación separada de los honorarios del mediador y de otros posibles gastos.

Cómo debe actuar el mediador/a

– El lenguaje y las expresiones que emplee el mediador, han de ser lo más claras y sencillas posibles, evitando el uso de tecnicismos que las partes puedan no entender.

– Utilizar un tono de voz adecuado.

– La Empatía, es fundamental para generar la confianza entre el mediador y las partes. El mediador, a través de la escucha activa, debe conseguir que las partes perciban que escucha lo que dicen y que entiende lo que cuentan. A través de la empatía se genera comprensión y simpatía entre las partes y el mediador, facilitando el diálogo.

– El mediador debe conseguir que al término de la sesión informativa, las partes se sientan capaces de resolver su conflicto por sí mismas.

Objetivos de la sesión informativa

En resumen, podemos señalar como objetivos de la sesión informativa:

  • Informar a las partes de forma detallada sobre los principios y el proceso de mediación.
  • Transmitir a las partes los valores y ventajas de la mediación.
  • Que las partes presenten brevemente el problema que les ha llevado hasta allí.
  • Que el mediador tenga la ocasión de apreciar si las partes son adecuadas para la mediación.
  • Resolver las dudas.
  • Ilusionar y responsabilizar. La mejor solución es la que pueden encontrar por ellos mismos. En la sesión informativa el mediador empodera a las partes, ellas pueden conseguir superar positivamente el conflicto a través de la mediación.
  • Obtener de las partes su compromiso de participar en la mediación.

Conoce a la autora de este post, Dª Emilia Ramírez, abogada y docente en la Escuela Internacional de Mediación.

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